Auf einen Blick
- Zentrale Lieferantenverwaltung mit Bewertungssystem
- Angebotsanfragen und automatische Preisvergleiche
- Automatische Nachbestellungen bei Mindestbestand
- Dreiwege-Abgleich: Bestellung - Lieferung - Rechnung
- Rahmenverträge für wiederkehrende Beschaffung
Strategischer Einkauf als Wettbewerbsvorteil
Der Einkauf hat sich vom operativen Bestellen zum strategischen Erfolgsfaktor entwickelt. Jeder gesparte Euro im Einkauf ist ein Euro mehr Gewinn. Das Odoo Einkaufsmodul unterstützt deutsche Unternehmen dabei, ihre Beschaffungsprozesse zu professionalisieren und Kosten zu senken.
Die Integration mit Lager, Fertigung und Buchhaltung schafft Durchgängigkeit: Bedarfe werden automatisch erkannt, Bestellungen ausgelöst, Wareneingänge geprüft und Rechnungen abgeglichen. Kein manuelles Übertragen, keine Dateninkonsistenzen.
Für deutsche Mittelständler bedeutet das: professionelles Beschaffungsmanagement ohne teure Spezialsoftware. Die Einsparungen durch bessere Konditionen, weniger Fehler und optimierte Bestände refinanzieren die Implementierung meist innerhalb weniger Monate.
Lieferantenmanagement
Lieferantenstammdaten
Jeder Lieferant wird mit allen relevanten Informationen erfasst:
- Kontaktdaten und Ansprechpartner
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
- Lieferbedingungen (Incoterms)
- Währung und Steuernummer
- Lieferantenprodukte mit Preisen
Multi-Supplier-Management
Pro Produkt können mehrere Lieferanten hinterlegt werden:
- Primär- und Alternativlieferanten
- Unterschiedliche Preise und Mindestmengen
- Lieferzeiten pro Lieferant
- Automatische Auswahl nach besten Konditionen
Lieferantenbewertung
Odoo ermöglicht systematische Lieferantenbewertung:
- Pünktlichkeit der Lieferungen
- Qualität der gelieferten Waren
- Reklamationsquote
- Preiskonformität
Beschaffungsprozess
Bedarfsermittlung
Bedarfe entstehen aus verschiedenen Quellen:
- Mindestbestand: Automatischer Vorschlag bei Unterschreitung
- Verkaufsaufträge: MTO-Artikel (Make-to-Order)
- Fertigungsaufträge: Rohstoffbedarf für Produktion
- Manuelle Anforderung: Durch Fachabteilungen
Angebotsanfragen (RFQ)
Für neue Artikel oder Großbestellungen werden Angebotsanfragen an Lieferanten gesendet:
- Mehrere Lieferanten anfragen
- Angebote im System erfassen
- Automatischer Preisvergleich
- Bestes Angebot auswählen und bestellen
Bestellungen
Bestellungen können einzeln oder gebündelt erstellt werden:
- Einzelbestellungen für Sofortbedarf
- Sammelbestellungen pro Lieferant
- Abruf aus Rahmenverträgen
- Dropshipping direkt zum Kunden
Wareneingang und Rechnungsprüfung
Wareneingangsprozess
Der Wareneingang erfolgt in der Lagerverwaltung:
- Abgleich mit Bestellung
- Teillieferungen möglich
- Qualitätsprüfung (optional)
- Automatische Bestandsbuchung
Dreiwege-Abgleich
Die Eingangsrechnungsprüfung vergleicht drei Dokumente:
- Bestellung: Was wurde bestellt?
- Lieferschein: Was wurde geliefert?
- Rechnung: Was wird berechnet?
Abweichungen werden automatisch erkannt und zur Klärung markiert. Erst nach Freigabe wird die Rechnung zur Zahlung vorgemerkt.
Rahmenverträge und Abrufe
Für wiederkehrende Beschaffung bieten Rahmenverträge Vorteile:
- Mengenrabatte: Bessere Preise durch Volumenzusage
- Planungssicherheit: Für beide Seiten
- Vereinfachte Bestellung: Abrufe ohne neue Verhandlung
- Kontingentüberwachung: Automatische Warnung bei Ausschöpfung
Das System überwacht Kontingente und Laufzeiten. Rechtzeitig vor Vertragsende erhalten Sie Erinnerungen zur Neuverhandlung.
Integration mit anderen Modulen
Lager → Einkauf
Mindestbestände lösen automatische Beschaffungsvorschläge aus. Nachschubregeln definieren, wann und wie viel bestellt wird.
Fertigung → Einkauf
Die Fertigung meldet Materialbedarfe. Fehlende Rohstoffe werden automatisch zur Beschaffung vorgeschlagen.
Verkauf → Einkauf
MTO- und Dropshipping-Artikel lösen direkte Bestellungen aus. Der Kunde erhält die Ware, ohne dass Sie sie einlagern.
Buchhaltung
Geprüfte Rechnungen fließen automatisch in die Buchhaltung. Kreditorenbuchungen, Zahlungsvorschläge und SEPA-Export sind integriert.
Kosten und ROI
| Position | Kosten |
|---|---|
| Odoo Enterprise Einkauf | Inkl. in Lizenz |
| Einrichtung Beschaffungsregeln | 500-1.500€ |
| Lieferantendaten-Migration | 500-1.000€ |
| Schulung Einkauf | 500-1.000€ |
Der ROI entsteht durch bessere Konditionen (Preisvergleiche), weniger Fehlbestellungen (Dreiwege-Abgleich) und optimierte Bestände (automatische Nachbestellung). Typische Einsparungen: 3-8% der Beschaffungskosten.
Fazit
Das Odoo Einkaufsmodul professionalisiert die Beschaffung deutscher Unternehmen. Von der Bedarfsermittlung über Angebotsvergleiche bis zur Rechnungsprüfung sind alle Prozesse integriert. Die Verbindung mit Lager, Fertigung und Buchhaltung eliminiert Doppelarbeit und schafft Transparenz. Für Unternehmen mit regelmäßigem Beschaffungsbedarf ist Odoo Einkauf ein effektives Werkzeug zur Kostensenkung.