Odoo Automatisierung: Automatische Aktionen und Workflows einrichten

Automatische Aktionen in Odoo sind leistungsstarke Werkzeuge zur Prozessautomatisierung. Sie ermoeglichen es, bestimmte Aktionen automatisch auszufuehren, wenn vordefinierte Bedingungen erfuellt sind. Das System ueberwacht kontinuierlich Aenderungen an Datensaetzen und reagiert entsprechend der konfigurierten Regeln.

Die Grundidee ist einfach: Wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt (Trigger), prueft Odoo die festgelegten Bedingungen (Filter). Sind diese erfuellt, fuehrt das System die definierte Aktion aus. Dieser ereignisgesteuerte Ansatz bildet das Fundament fuer effiziente Geschaeftsprozesse.

In Odoo unterscheiden wir grundsaetzlich zwei Haupttypen von Automatisierungen:

• Automatische Aktionen (Automated Actions): Reagieren auf Ereignisse wie Erstellung, Aenderung oder Loeschung von Datensaetzen
• Geplante Aktionen (Scheduled Actions): Werden zu festgelegten Zeitpunkten oder in regelmaessigen Intervallen ausgefuehrt

Beide Typen nutzen Server Actions als Ausfuehrungsmechanismus, bieten jedoch unterschiedliche Anwendungsszenarien. Die richtige Wahl haengt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Fuer eine tiefergehende Betrachtung der Workflow-Moeglichkeiten empfehlen wir unseren Artikel zur Odoo Workflow Automation.

Server Actions sind das Herzstuck der Odoo Automatisierung. Sie definieren, welche Aktionen das System ausfuehren soll. Odoo bietet verschiedene Aktionstypen, die ohne Programmierkenntnisse konfiguriert werden koennen.

Verfuegbare Aktionstypen

E-Mail senden: Der haeufigste Anwendungsfall. Sie koennen E-Mail-Vorlagen verwenden und dynamische Platzhalter fuer personalisierte Nachrichten einsetzen. Perfekt fuer Auftragsbestaetigungen, Willkommens-E-Mails oder Erinnerungen. Diese Funktion ist besonders wertvoll im Zusammenspiel mit dem Odoo CRM fuer die Kundenkommunikation.

Feldwert aktualisieren: Aendert automatisch den Wert eines oder mehrerer Felder. Ideal fuer Statusaenderungen, Datumsberechnungen oder das Setzen von Standardwerten basierend auf anderen Feldern.

Neuen Datensatz erstellen: Legt automatisch verknuepfte Datensaetze an. Beispielsweise kann bei einer neuen Verkaufschance automatisch eine Aufgabe im Projektmanagement erstellt werden.

Python-Code ausfuehren: Fuer komplexe Logik, die ueber die Standard-Aktionen hinausgeht. Erfordert Programmierkenntnisse, bietet aber maximale Flexibilitaet.

Mehrere Aktionen ausfuehren: Kombiniert verschiedene Aktionen in einer Sequenz. Ermoeglicht komplexe Workflows mit mehreren Schritten.

Praktische Konfiguration

Um eine Server Action zu erstellen, navigieren Sie zu Einstellungen, Technisch und Server Actions. Waehlen Sie das Modell (z.B. Verkaufsauftrag), definieren Sie die Aktion und speichern Sie. Die Server Action kann dann in automatischen Aktionen oder als Button-Aktion verwendet werden. Eine detaillierte Uebersicht aller verfuegbaren Module finden Sie in unserem Artikel zu Odoo Modulen.

Geplante Aktionen (Scheduled Actions) fuehren Aufgaben zu bestimmten Zeitpunkten aus. Sie eignen sich hervorragend fuer regelmaessige Wartungsaufgaben, Berichte oder Erinnerungen.

Konfigurationsoptionen

Intervall-Nummer: Definiert, wie oft die Aktion ausgefuehrt wird. Kombiniert mit der Intervall-Einheit ergibt sich die Ausfuehrungsfrequenz.

Intervall-Einheit: Minuten, Stunden, Tage, Wochen oder Monate. Waehlen Sie die passende Einheit fuer Ihren Anwendungsfall.

Naechste Ausfuehrung: Das Datum und die Uhrzeit der naechsten geplanten Ausfuehrung. Kann manuell angepasst werden.

Anzahl der Aufrufe: Begrenzt die Gesamtzahl der Ausfuehrungen. Nuetzlich fuer einmalige oder begrenzte Aktionen.

Typische Anwendungsfaelle

• Taeglich um 8 Uhr offene Angebote an das Vertriebsteam senden
• Woechentlich Lagerbestandsberichte generieren
• Monatlich inaktive Kontakte markieren
• Stuendlich externe Datenquellen synchronisieren
• Alle 15 Minuten offene Aufgaben pruefen und Erinnerungen senden

Geplante Aktionen werden vom Odoo-Cron-Dienst verwaltet. Stellen Sie sicher, dass dieser Dienst auf Ihrem Server ordnungsgemaess konfiguriert ist, damit die Aktionen zuverlaessig ausgefuehrt werden.

Der Erfolg Ihrer Automatisierung haengt massgeblich von der korrekten Konfiguration der Trigger und Bedingungen ab. Ein falsch konfigurierter Trigger kann zu unerwuenschten Aktionen fuehren oder wichtige Ereignisse verpassen.

Verfuegbare Trigger

Bei Erstellung: Wird ausgeloest, wenn ein neuer Datensatz erstellt wird. Ideal fuer Willkommens-E-Mails, initiale Statuseinstellungen oder das Erstellen verknuepfter Datensaetze.

Bei Aktualisierung: Reagiert auf Aenderungen an bestehenden Datensaetzen. Perfekt fuer Statusbenachrichtigungen, Feldberechnungen bei Aenderungen oder Audit-Trails.

Bei Erstellung und Aktualisierung: Kombiniert beide Trigger. Nuetzlich, wenn dieselbe Logik fuer neue und geaenderte Datensaetze gelten soll.

Bei Loeschung: Wird vor dem Loeschen eines Datensatzes ausgeloest. Ermoeglicht Archivierung, Benachrichtigungen oder das Aufraehmen verknuepfter Daten.

Basierend auf Formularaenderung: Reagiert auf Aenderungen im Formular, noch bevor der Datensatz gespeichert wird. Nuetzlich fuer Live-Berechnungen und Validierungen.

Filter und Bedingungen

Filter bestimmen, fuer welche Datensaetze die Aktion ausgefuehrt wird. Sie verwenden die Odoo-Domainsyntax, die auch in Filteransichten verwendet wird.

Beispiel-Filter:

• [('state', '=', 'draft')] - Nur Entwuerfe
• [('amount_total', '>', 1000)] - Auftraege ueber 1000 Euro
• [('partner_id.country_id.code', '=', 'DE')] - Nur deutsche Kunden

Sie koennen mehrere Bedingungen mit AND und OR kombinieren, um praezise Filter zu erstellen.

Ein klassisches Anwendungsszenario ist die automatische Auftragsbestaetigung per E-Mail. Hier zeigen wir Schritt fuer Schritt, wie Sie diese Automatisierung einrichten. Dies ist besonders relevant fuer Unternehmen, die das Odoo Verkaufsmodul intensiv nutzen.

Schritt 1: E-Mail-Vorlage erstellen

Navigieren Sie zu Einstellungen, Technisch, E-Mail-Vorlagen. Erstellen Sie eine neue Vorlage mit dem Modell Verkaufsauftrag. Nutzen Sie Platzhalter wie object.name fuer die Auftragsnummer und object.partner_id.name fuer den Kundennamen.

Schritt 2: Automatische Aktion anlegen

Gehen Sie zu Einstellungen, Technisch, Automatische Aktionen. Waehlen Sie als Modell Verkaufsauftrag und als Trigger Bei Aktualisierung. Setzen Sie den Filter auf state = sale, um nur bestaetigte Auftraege zu erfassen.

Schritt 3: Server Action konfigurieren

Waehlen Sie als Aktionstyp E-Mail senden und verknuepfen Sie die zuvor erstellte E-Mail-Vorlage. Aktivieren Sie die Aktion und testen Sie mit einem Testauftrag.

Ergebnis

Ab sofort erhaelt jeder Kunde automatisch eine Bestaetigung, sobald sein Auftrag bestaetigt wird. Die E-Mail enthaelt alle relevanten Auftragsinformationen und wird ohne manuellen Eingriff versendet.

Follow-up-E-Mails sind entscheidend fuer die Kundenbindung. Mit geplanten Aktionen automatisieren Sie diesen Prozess effektiv.

Szenario: Nachfass-E-Mail nach Angebotserstellung

Drei Tage nach Erstellung eines Angebots soll automatisch eine Nachfass-E-Mail an den Kunden gesendet werden, falls das Angebot noch offen ist.

Implementierung

Erstellen Sie eine geplante Aktion, die taeglich ausgefuehrt wird. Die Python-Logik sucht nach Angeboten, die vor genau drei Tagen erstellt wurden und noch im Status Angebot sind. Fuer jeden gefundenen Datensatz wird die Follow-up-E-Mail versendet.

Der Filter koennte so aussehen:

• Status gleich Angebot
• Erstellungsdatum gleich heute minus 3 Tage
• Follow-up-E-Mail noch nicht gesendet

Durch das Setzen eines Flags Follow-up gesendet vermeiden Sie mehrfache E-Mails an denselben Kunden.

Feldaktualisierungen gehoeren zu den maechtigsten Automatisierungsfunktionen in Odoo. Sie ermoeglichen dynamische Berechnungen und konsistente Datenerfassung.

Beispiel: Prioritaet basierend auf Auftragswert

Sie moechten, dass Auftraege automatisch eine hohe Prioritaet erhalten, wenn der Auftragswert 5000 Euro uebersteigt. Erstellen Sie eine automatische Aktion mit folgendem Setup:

• Modell: Verkaufsauftrag
• Trigger: Bei Erstellung und Aktualisierung
• Filter: Auftragswert groesser als 5000
• Aktion: Feldwert aktualisieren, Prioritaet auf hoch setzen

Beispiel: Faelligkeitsdatum automatisch berechnen

Bei Erstellung einer Rechnung soll das Faelligkeitsdatum automatisch auf 30 Tage nach Rechnungsdatum gesetzt werden. Die Aktion aktualisiert das Feld mit einer berechneten Formel basierend auf dem Rechnungsdatum.

Verkettete Aktualisierungen

Komplexere Szenarien erfordern verkettete Aktualisierungen. Beispielsweise kann die Aenderung des Kundenstatus automatisch alle offenen Auftraege dieses Kunden aktualisieren. Solche Szenarien erfordern typischerweise Python-Code fuer die Implementierung.

Odoo bietet zwei Wege zur Automatisierung: No-Code ueber die Benutzeroberflaeche und Python-basierte Programmierung. Die Wahl haengt von der Komplexitaet Ihrer Anforderungen ab.

No-Code-Moeglichkeiten

Ohne Programmierkenntnisse koennen Sie:

• E-Mails basierend auf Vorlagen versenden
• Einzelne Feldwerte aktualisieren
• Neue Datensaetze mit festen Werten erstellen
• Einfache Filter und Bedingungen definieren
• Mehrere Standard-Aktionen kombinieren

Odoo Studio erweitert diese Moeglichkeiten erheblich und bietet eine visuelle Schnittstelle fuer komplexere Automatisierungen.

Wann Python erforderlich ist

Python-Code wird benoetigt fuer:

• Komplexe Berechnungen mit mehreren Variablen
• Schleifenlogik ueber mehrere Datensaetze
• Integration mit externen APIs
• Bedingte Logik mit mehreren Verzweigungen
• Zugriff auf Methoden des Modells

Best Practices

Beginnen Sie immer mit No-Code-Loesungen. Nur wenn diese nicht ausreichen, wechseln Sie zu Python. Dokumentieren Sie Ihren Code gruendlich und testen Sie in einer Entwicklungsumgebung, bevor Sie Automatisierungen produktiv schalten.

Bei der Implementierung von Automatisierungen treten regelmaessig bestimmte Fehler auf. Hier sind die haeufigsten Probleme und deren Loesungen.

Endlosschleifen

Wenn eine Aktion ein Feld aktualisiert, das wiederum die Aktion ausloest, entsteht eine Endlosschleife. Vermeiden Sie dies durch praezise Filter, die den aktualisierten Zustand ausschliessen.

Performance-Probleme

Automatische Aktionen mit komplexen Filtern oder Python-Code koennen die Systemleistung beeintraechtigen. Optimieren Sie Ihre Filter und vermeiden Sie ressourcenintensive Operationen in haeufig ausgefuehrten Aktionen.

Fehlende Testfaelle

Testen Sie jede Automatisierung gruendlich mit verschiedenen Szenarien. Beruecksichtigen Sie Grenzfaelle wie leere Felder, Sonderzeichen oder unerwartete Datenkombinationen.

Unzureichende Dokumentation

Dokumentieren Sie jede Automatisierung mit Zweck, Ausloeser und erwarteten Ergebnissen. Dies erleichtert spaetere Wartung und Fehlersuche erheblich.

Die wahre Staerke der Odoo Automatisierung zeigt sich in der moduluebergreifenden Integration. Automatische Aktionen koennen Daten zwischen Verkauf, CRM, Lager und Buchhaltung synchronisieren.

Verkauf und CRM

Bei Gewinn einer Verkaufschance automatisch einen Verkaufsauftrag erstellen. Die Kundendaten werden nahtlos uebernommen, und der Vertriebsmitarbeiter erhaelt eine Benachrichtigung. Mehr dazu in unserem Artikel zum Odoo CRM.

Verkauf und Lager

Bei Bestaetigung eines Auftrags automatisch den Lagerbestand pruefen und bei Bedarf eine Bestellung beim Lieferanten ausloesen.

CRM und Marketing

Neue Leads automatisch in passende Marketing-Kampagnen aufnehmen basierend auf Quelle, Branche oder anderen Kriterien.

Diese Integrationen reduzieren manuelle Dateneingabe, minimieren Fehler und beschleunigen Geschaeftsprozesse erheblich. Eine vollstaendige Uebersicht der Integrationsmoeglichkeiten finden Sie in unserem Artikel zu den Odoo Modulen.

Fortgeschrittene Anwender koennen Automatisierungen fuer komplexe Geschaeftsszenarien nutzen. Hier sind einige Beispiele aus der Praxis deutscher Unternehmen.

Mehrstufige Genehmigungsworkflows

Bestellungen ueber einem bestimmten Wert erfordern die Genehmigung mehrerer Personen. Die Automatisierung erstellt Aktivitaeten fuer die entsprechenden Genehmiger und eskaliert bei Verzoegerungen.

Automatische Kundensegmentierung

Basierend auf Kaufverhalten, Umsatz und Aktivitaet werden Kunden automatisch in Segmente eingeteilt. Diese Segmentierung steuert dann personalisierte Marketing-Massnahmen.

Lieferanten-Bewertung

Nach Wareneingang wird automatisch eine Bewertung des Lieferanten basierend auf Lieferzeit, Qualitaet und Vollstaendigkeit berechnet und gespeichert.

Compliance-Pruefungen

Automatische Validierung von Dokumenten und Prozessen gemaess regulatorischen Anforderungen. Bei Verfehlungen werden sofort Benachrichtigungen an Compliance-Verantwortliche gesendet.